Septembre
1/ Organiser l'assemblée générale de rentrée.
Les élections des représentants de parents d’élèves (PE) se déroulent mi octobre ; il est donc préférable de faire cette AG durant les 3 semaines qui suivent la rentrée scolaire.
- Récupérer le reliquat des bulletins d’adhésion dans les établissements après leur distribution par les enseignants
- Informations aux parents :
• faire annoncer la réunion aux parents à l'occasion de la réunion de rentrée du chef d’établissement.
• Faire mettre un mot sur les carnets ou distribuer une invitation par le biais des élèves :
il faut que tous les parents d’élève puissent avoir la possibilité de se manifester s’ils le désirent.
- Renseignez vous auprès de votre mairie pour savoir sil ils accordent des subventions aux associations
- Les responsables d’associations de PE peuvent prendre connaissance des adresses des parents ayant accepté cette communication
• Dans les écoles : pendant une durée de 4 semaines commençant 8 jours après la rentrée
• Dans les établissements secondaires : pendant la durée de 4 semaines précédant le scrutin
2/ Forum de rentrée
A cette occasion, vous prendrez le matériel nécessaire pour la préparation des prochaines élections (professions de foi pour les conseils locaux (CL) qui en ont fait la demande en début d’année …). Ensemble, nous ferons le point sur la rentrée dans votre établissement. Il est essentiel qu’au sein de chaque conseil local, un responsable puisse se déplacer. Il vous sera aussi possible à l’occasion du forum, de nous transmettre les coordonnées des personnes qui prennent les responsabilités au sein du bureau de votre conseil local.
3/ Assemblée générale de rentrée
- Tout de suite après l’AG envoyer à fcpeoise@free.fr la liste des membres du bureau (président, secrétaire trésorier & adjoints) avec : Fonction, nom, adresse, numéro de téléphone et mail.
Petit rappel : les statuts de l'association précisent que deux époux ne peuvent pas être président et trésorier. (par contre ils peuvent être président et secrétaire ou bien trésorier et secrétaire)
En cas de changement de président :
• Etablir un « procès verbal d’assemblée générale »
• Avertir le chef d’établissement, faire opérer le changement de signature sur le chéquier à la banque, éventuellement prévenir le service scolaire de votre commune et le service financier si votre conseil local perçoit une subvention de la mairie
• Transmettre "l'incollable du parent d'élève" à votre successeur (si votre Conseil Local n'a pas ce document, vous pouvez l'obtenir au forum de rentrée)
En cas de changement de trésorier :
• Etablir un « procès verbal d’assemblée générale »
• Faire opérer le changement de signature sur le chéquier à la banque
- Le trésorier procède dès cette assemblée à la collecte des adhésions
Octobre
Élections des représentants de parents
(mi octobre)
Le calendrier des élections est affiché sur ce blog (de même que la parution au journal officiel du règlement annuel des élections) mais vous pouvez vous renseigner auprès du chef d’établissement.
1/Liste des candidatures
A établir maximum 10 jours avant le scrutin
RAPPEL : les deux parents
• votent
• ont la possibilité d’être candidats sur la même liste.
• 1 parent = 1 voix même s’il a plusieurs enfants dans l’établissement
• Un parent peut être simultanément candidat dans tous les établissements où il a un enfant scolarisé. Il vote également dans ces différents établissements
2/ La mise sous enveloppe
Elle a lieu en général une douzaine de jours avant le scrutin (les enveloppes étant distribuées aux familles 8 jours avant). Les enveloppes doivent contenir :
• Le règlement du scrutin
• Les listes de candidats
• L’enveloppe de vote
• Eventuellement les professions de foi (commandé en janvier à la FCPE) surtout si il y a plusieurs listes.
3/ Tenue du bureau de vote
organiser la permanence
Il a lieu dans l’école et doit durer au moins 4h. (En incluant obligatoirement une heure d’entrée ou de sortie des élèves)
4/ Réversion des adhésions au CDPE
Sans attendre, le trésorier envoie au CDPE Oise (conseil départemental des parents d’élève) la liste des adhérents avec leurs bulletins d’adhésion et le chèque (diminué de la part de conseil local). Cette étape doit être réglée rapidement. En effet, en l’absence de l’encaissement des cotisations au CDPE, les adhérents ne sont pas connus et ne reçoivent aucune information (département, revues, reçus fiscaux...) L'envoi de l'attestation d'assurance du Conseil Local est également conditionné par le paiement des ces reversions.
Pour connaitre la décomposition des 20€ de l'adhésion à la fcpe Oise, aller sur
(les identifiants de connexion sont à récupérer auprès du président, secrétaire ou trésorier de votre association ou à contact.blog60@free.fr )
Si vous comptez quelque(s) retardataire(s) dans votre Conseil local , faites tout de même le gros de la réversion (vous en ferez une autre ultérieurement). En effet, c’est seulement une fois enregistrés au département que les nouveaux adhérents peuvent recevoir leur revue et recevoir un reçu fiscal pour réduction d'impôts.
De même, dans le cadre de la convention nationale d'assurance APAC-FCPE, les conseils locaux affiliés à la FCPE, après paiement de leurs cotisations, bénéficient d'un certain nombre de garanties (responsabilité civile, assurance dommage ...).
Novembre / Décembre
Ce sont les premiers conseils d’école ou conseils d’administration, les conseils de classe (prévoir de former et d’informer les nouveaux parents).
On peut aussi à cette période planifier le déroulement des actions du Conseil Local durant l’année (organisation de débats, de formations …).
Janvier
Le trésorier établit le Bilan financier de l’année qui vient de s’écouler. Il doit le présenter au président et aux adhérents lors de la réunion suivante et le faire approuver par le Conseil Local.
Exemple de bilan :
Produits :
Cotisations des adhérents : 726.21€
Subvention municipale : 200€
Total Produits: 926.21€
Charges :
Réversion au département (CDEN) : 566.21€
Affranchissement : 30€
Organisation d’un débat : 250€
Réception des parents pour le débat : 50€
Photocopies : 50€
Total charges: 846.21€
Bilan de l’année : 30€
Commande de rentrée
(trésorier & président)
Il s’agit de préparer de l’élection de la rentrée suivante.
Si le C.L. a choisi de mettre des professions de foi dans le matériel de vote, il faut commander autant tracts électoraux que de parents (Le format A5 (demi page) se prête mieux à la mise sous pli). Vous pouvez également commander des affiches, marques pages, des cartes d’adhésion …
Par contre, même si vous ne commandez rien, vous devez remonter le nombre de BULLETINS D'ADHESIONS dont l’école devra disposer à la prochaine rentrée (soit le nombre total d’élèves inscrits lors de l’année en cours).
Les C.L. récupèrent leur commande de rentrée au forum de rentrée qui a lieu en septembre.
Février
Il faut envoyer des photocopies du bilan financier et du dernier relevé bancaire au CDPE, afin que le président départemental puisse s’assurer de la santé financière de tous les conseils locaux.
Notre adresse postale :
FCPE Oise,
27bis rue R. Schuman,
60100 CREIL
Mars
Préparation du congrès départemental dans les C.L.
Le CDPE doit envoyer aux présidents de CL les rapports d’activité et financier un mois avant le congrès. Au cours d’une AG les adhérents examinent ces rapports et déterminent les votes qu’exprimeront ses représentants au congrès départemental.
On peut également
• préparer des vœux et des motions pour le congrès.
• prévoir les éventuelles candidatures des futurs administrateurs départementaux
• prévoir les éventuelles candidatures de « vérificateur » des comptes du CPDE (cette procédure devrait être mises en place en avril 2011)
• désigner les représentants du CL au congrès.
Si personne ne peut se déplacer, le président doit remplir un pouvoir afin que le quorum soit atteint au congrès et le renvoyer au CDPE.
Avril / mai
Congrès départemental
Mai / Juin
C’est la période des kermesses, fêtes d’écoles, préparation des bourses aux livres et autres packs fourniture qui se termineront en septembre.
Commissions d’appel
Les décisions d'orientation arrêtées par les chefs d'établissements en fin de 6ème, fin de 4ème, de 3ème (générale, technologique, insertion) et de 2nde sont susceptibles d'appel, dans un délai de trois jours ouvrables à compter de la réception de la notification de ces décisions par la famille ou l'élève majeur. L'appel ne peut porter que sur les décisions, prises par le chef d'établissement, après propositions des conseils de classe, non conformes aux demandes de la famille. La commission d'appel est composée entre autre de 2 ou 3 parents d’élèves bénévoles.
Dans les collèges et lycées, veillez à vous renseigner sur les élèves en défaut d’affectation. Le CDPE reste ouvert jusque mi juillet pour aider ces élèves. (Rappelez-le aux CPE et éventuellement aux élèves lors du dernier conseil de classe)
En cas de dissolution d’un Conseil Local
La dissolution d’un conseil local ne peut être prononcé que par le conseil départemental de sa propre initiative ou à la demande du président du CL.
A cette occasion ce dernier doit être mandaté par une décision prise à la majorité des deux tiers des membres présents à une assemblée générale spécialement convoquée à cette effet (et comprenant la moitié plus 1 des membres normalement appelés à la constituer). Il faut établir un procès verbal d’assemblée générale mentionnant la dissolution.
N’oubliez pas de clôturer le compte chèque de l’association.
Le solde des biens sera obligatoirement dévolu au CDPE (les sommes récoltées à cette occasion vont sur le « compte solidarité » de la FCPE Oise. Si un conseil local de créé à nouveau dans les 3 ans qui suivent la clôture, l'argent est intégalement restitué, sinon il servira à aider les conseils locaux qui démarrent (subventions, photocopies …)
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N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de conseils, de méthodes, de documents ou fichiers pouvant vous aider dans la gestion de votre conseil local.
contact :
Rosemary FREME
03.44.24.11.95 / fcpeoise@free.fr
contacter la trésorière : fcpeoise.tresorier@free.fr
FCPE Oise
27 bis rue robert Schuman
60100 Creil
A titre indicatif :
Rappel : notre "boite à outils" contient des documents téléchargeables (composition de bureau, fichier excel pour enregistrer vos adhérents ...) qui vous aideront à gérer votre conseil local : http://fcpeoise.free.fr/bao/
(les identifiants de connexion sont à récupérer auprès du président, secrétaire ou trésorier de votre association ou à contact.blog60@free.fr )
